تجربة الاختفاء دون سابق إنذار ليست تجربة رائعة، وخصوصًا إذا كنت تدير مطعمًا وتضطر إلى التعامل مع إلغاءات متكررة أو عدم الحضور، وقد يؤثر عدم الحضور بشكل كبير على الأرباح. ووفقًا لأحد أصحاب المطاعم: “لا نحقق أي ربح في تلك الليلة. لدينا فقط 60-65 مقعدًا، لذا إذا لم يظهر 10-12 شخصًا، فهذا يعني أننا فقدنا الربح في هذه الليلة”، لذلك ليس تصرفا غريبا أن المطاعم لم تعد تقبل الحجوزات “مجانية” نظرًا لأن أكثر من 20% من الزبائن لا يظهرون لتناول الطعام في مواعيدهم المحددة
فإذا كنت مهتمًا بجمع مقدم حجوزات لمطعمك ولكنك غير متأكد من كيفية القيام بذلك، فستعرف من خلال هذا المقال مجموعة من الاستراتيجيات المختلفة لتنفيذ نظام حجوزات المطعم لحماية حجوزاتك وزيادة العائد المالي
هل يمكن للمطاعم طلب دفعة مقدمة على الحجوزات؟
يمكن طلب دفعة مقدمة غير قابلة للاسترداد من الضيوف عند حجز موعد في مطعمك طبقًا لقانون حماية المستهلك. بالإضافة إلى ذلك، يتوقف الأمر على كم الخسائر التى تحدث إذا لم تطبق سياسية مقدم الحجز، خاصة إذا كان ذلك سيساعدك في الحفاظ على نمو الأعمال وتطويره في مطعمك.
مزايا وديعة الحجز في المطاعم
الوديعة تقلل من حالات عدم الحضور في حجوزات المطاعم –
تؤثر حالات عدم الحضور على الأعمال التجارية من خلال تقليل الأرباح، وقد تضطر إلى رفض الزبائن الحاضرين دون حجز عندما يكون لديك حجوزات بشكل مسبق، لذلك مقدم الحجز يقلل من نسبة عدم الحضور من خلال منح النزلاء حافزًا ماليًا للحفاظ على مواعيدهم و يزيد احتمالية الظهور في مواعيدهم المحددة
عندما يبدي الضيوف اهتمامًا بحجوزاتهم، قد تتجنب قبول حجوزات عشوائية من الذين لا يظهروا، ومن أجل للحفاظ على خياراتهم مفتوحة، يقوم بعض الضيوف بحجز طاولات في عدة مطاعم مختلفة في نفس الليلة ثم يتركونها دون إلغاء. تعمل مقدم الحجز على تقليل هذا النوع من سلوكيات العملاء
ضمان عدم فقدان الإيرادات –
يمكن أن تكون إيراداتك وأعمالك أكثر استقرارًا مع الحجوزات، ومعرفة عدد الزوار المتوقع تمكنك من تخطيط مخزونك ومستويات العمل في مطعمك بشكل جيد، وقد يؤدي عدم وجود الزوار إلى هدر الطعام وزيادة نفقات الأجور، فضلاً عن تقليل استمرارية العاملين
وبالتالي، تزيد المطاعم من أسعار القائمة، وتشدد على الميزانيات، وفي بعض الأحيان حتى تضطر إلى النظر في فصل العاملين خاصة إذا كان المطعم صغيرًا يحاول تحقيق التوازن في تلك الليلة، ومن خلال تشجيع الزوار على الحضور واسترداد جزء من رسوم التغطية إذا لم يفعلوا ذلك، تحمي وديعة الحجز أعمالك من هذه الأنواع من الخسائر
الاستعداد للفعاليات الكبيرة –
لا تدور مقدمات الحجز دائمًا حول تقليل حالات عدم الحضور فقط. بالنسبة للفعاليات ذات النطاق الكبير مثل عيد الميلاد أو العروض الموسيقية الحية، يمكن فقط طلب مقدم حجز أو الدفع الكامل مقدمًا نظرًا لأنه لا أحد سيدفع ثمن عشاء عيد الميلاد وبعد ذلك لن يظهر، وتساعد آلية الدفع المُقدّم على تقليل حالات عدم الحضور. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يمكنك من تنظيم فعاليات بنطاق كبير، وتحديد احتياجات العاملين، وطلبات التوريد، وعمومًا توقع مقدار الأموال التي ستحققها الفعالية
الحفاظ على موظفيك –
كمالك لمطعم، أنت على دراية تامة بالسيناريو: طاولة كبيرة “لم تظهر أبدًا”، مما يترك لك عددًا أقل من الزبائن وبالتالي موظفين إضافيين. إذا أرسلتهم إلى المنزل أو طلبت من الموظفين الذين لديهم شفتات قادمة البقاء في المنزل، فسيفقدون بعض أجورهم
من خلال تنفيذ نظام مقدم الحجز في المطاعم، يمكنك الحفاظ على دخلك الخاص وبالتالي رواتب موظفيك، مما يوفر لهم الأمان والاستقرار ويضمن استمرار عملهم. هذا أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى نظرًا لنقص عمالة الضيافة في سوق العمل
مستوى رضا الزوار –
العديد من أصحاب المطاعم المتشككين في نظام مقدم الحجز يشعرون بالقلق بشأن آراء زبائنهم المخلصين أو أنهم سيرى عددًا أقل من الحجوزات. نظرًا لأن طلب المال ليس دائمًا مألوفًا لجميع الثقافات، فمن الشائع القلق من أن الودائع قد تبعد الزبائن المتكررين أو تجعل النزلاء يعتقدون أنك غير مرحب بهم. ومع ذلك فإن معظم العملاء لا يعانون بالفعل من مشكلة في تقديم إجراء حجز مسبق الدفع عند الحجز
سلبيات وديعة الحجز
عادةً ما لا تتم “دفع” الحجوزات من قبل الضيوف –
نظرًا لأن الحجوزات تكون غالبًا مجانية في قطاع المطاعم، قد لا يكون بعض الزبائن معتادين على دفع مبالغ لحجز موعد. عندما تشرح السياسة لأول مرة، قد يكون الزبائن غير راضين عن إمكانية فرض رسوم على عدم الحضور. ومع ذلك، سيتكيف الزبائن في نهاية المطاف، خصوصًا مع زيادة قبول رسوم عدم الحضور بعد جائحة الكورونا
تكاليف إضافية قد تثير عدم ارتياح العملاء –
قد يقرر الزبائن تجاوز إجراء الحجز بالكامل إذا كان هناك فرصة لفرض رسوم على الإلغاء. قد يوافقون على الذهاب إلى مطعم يسمح بحجوزات مجانية بدلاً من ذلك وقد تؤدي رسوم عدم الحضور في النهاية إلى تقليل عدد الحجوزات، ولكن هذا لا يعني أن الزوار الحاضرين بدون حجز مسبق لن يملؤون تلك الطاولات
قد تثير الرسوم استفسارات إضافية –
العملاء الذين يحجزون عبر الإنترنت ويفاجئون بسياسة عدم الحضور قد يتصلون بمكانك لمعرفة المزيد أو لإيجاد حلاً للوضع، لذلك قد يساعد تسجيل رسالة مسجلة تشرح السياسة على جهاز الرد الآلي لديك في التحضير لزيادة مكالمات الهاتف مع عدم الحاجة لموظفينك الى الرد بشكل متكرر على نفس الأسئلة عبر الهاتف عندما يمكن أن يكونوا يخدمون الزبائن أو يقبلون طلبات أخرى. وأيضًا وسيلة رائعة لمساعدتهم على تجنب المكالمات الغاضبة من عملاء الرافضين لهذه السياسة
أنواع سياسات مقدمات الحجز
دفع جزء كمقدم لحجز مسبق –
هذه هي الطريقة التقليدية الأكثر شيوعًا لأخذ قيمة الحجوزات. تبدأ في جمع رسوم الحجز موعد، إما للفرد الواحد، أو للحفلة، أو للفعاليات الخاصة، ثم تخصم تلك القيمة من الفاتورة عند تسجيل الحجز أو إرجاعها للشخص الذي قام بالدفع المسبق عند الحضور
نصيحة: اختر مبلغًا كافيًا لمنع الحالات من عدم الحضور ولكن ليس بحجم وجبات كثيرة حتى لا يشعر الحضور بأنهم دفعوا ثمنًا زائدًا
حجوزات كاملة مسبقة الدفع –
خيار آخر هو القيام بدفع ثمن الوجبات مقدمًا لحجز طاولة. هذا النهج يعمل بشكل أفضل لقوائم الأسعار الثابتة أو القوائم المتعددة الأطباق. سيساعد هذا ليس فقط في تجنب الطاولات الفارغة وإلغاءات المتأخرة، ولكن أيضًا في تجنب هدر الخامات
رسوم عدم الحضور –
عندما يلغي الزبائن الحجز بدون إشعار في نفس الليلة أو عندما لا يظهرون، تحتفظ المطاعم بقيمة الحجز المسبق، ولتجنب المكالمات الغاضبة من العملاء، يجب أن تكون صريحًا حول سياسة استرداد مقدم الحجوزات خلال عملية الحجز
كيفية تنفيذ وديعة الحجز بنجاح
تقدم منصات الحجز عبر الإنترنت من سيمبل تاتش خيار دفع عبر الإنترنت حتى يتمكن المطاعم من قبول وديعة الحجز بسهولة، ويمكنك جمع المدفوعات مقدمًا للفعاليات الخاصة والحفلات الكبيرة والحفلات الموسيقية وحجوزات المجموعات أو حتى الطاولات المحددة باستخدام ميزة الدفع الإلكتروني
٥ نصائح لتنفيذ رسوم عدم الحضور وودائع الحجز
١ – حدد وديعة لكل ضيف أو لكل حجز
يمكنك تحديد متطلبات الحجوزات المدفوعة مقدمًا بعد تمكين ميزة الدفع خلال “ساعات العمل”. لديك خيار فرض قيمة حجز لكل شخص، وهو مفيد عندما يتم الاتفاق المسبق لعدد أكبر من الأشخاص. على سبيل المثال، إذا تم تعيين مبلغ الحجز عند 100 جنيه للزائر وكان هناك 5 أشخاص يحجزون، ستكون إجمالي الحجز 500 جنيه، ويمكنك أيضًا أن تقرر فرض قيمة حجز أجمالية بدلاً من كل شخص وتبقى هذه القيمة مدفوعة مقدمًا هي نفسها بغض النظر عن عدد الزوار في الحجز
٢ – حدد الحد الأدنى لعدد الأشخاص الذين يجب أن يقوموا بحجوزات مدفوعة مقدمًا
لديك خيار لتحديد الحد الأدنى لعدد الضيوف لكل حجز الذي يجب أن تطلب فيه دفع مسبق، ويمكنك أن تقرر تخطي متطلب الدفع للحجز الى عدد قليل من الضيوف بهذه الطريقة. على سبيل المثال، إذا تم تعيين الإعداد إلى حد أدنى من 4 أشخاص، سيكون تطلب دفع حجز مسبق مطلوب فقط للحجوزات التي تحتوي على 4 أشخاص أو أكثر
٣ – فرض رسوم على أحجام الحفلات الكبيرة
إذا كنت مترددًا في فرض رسوم على عدم الحضور بشكل دائم، يأتى أحيانا أصحاب المطاعم الى فرضها فقط حالات معينة وأيام معينة، مثل تلك التي تضم ستة أو أكثر من الضيوف، أو في أيام العطلة الأسبوعية أو أيام الحفلات الخاصة، حيث يؤدي عدم الحضور في هذه الأيام إلى تقليل الإيرادات بشكل كبير. ثم يتم فرض “رسوم عدم الحضور” في حالة عدم ظهور العملاء
٤ – كن صريحًا وواضحًا حول سياسة الحجز المقدم
شرح سياسة عدم الحضور بالكامل أثناء عملية الحجز عبر الأنترنت أو عند الحجز عبر الهاتف أو شخصيًا في مطعمك لتجنب إثارة غضب العملاء والحصول على تقييمات سلبية، عوضًا عن دفن سياسة الحجوزات في النصوص الصغيرة غير مرئية، تأكد من عرضها بوضوح على موقع الويب الخاص بك وصفحة حجوزات المطعم
أخبر العملاء بنافذة الإلغاء التي يمكنهم فيها إلغاء الحجز مجانًا (على سبيل المثال، قبل 24 ساعة، ثلاثة أيام، إلخ)، وكمية الرسوم التي سيتم فرضها إذا لم يحترموا الحجز، وقدم تعليمات واضحة حول كيفية إلغاء الترتيب السابق في المكان لتجنب أستقبال المكالمات الأضافية وبذل جهد إداري زائد
٥ – تدريب الموظفين – لأنه ليس المطعم فقط المتأثر
بالإضافة إلى مهامهم الأساسية، غالبًا ما يقوم موظفو المطعم بأكثر من وظيفة واحدة وقد يكونون مضيفين وبائعين ووكلاء خدمة العملاء. لتقديم أفضل وجبات وخدمة للزبائن، يتعلق كل هذه المسؤوليات في النهاية بمهارات التواصل. لذا، تأكد من أن موظفيك على دراية بشروط الحجوزات، وأنهم ينقلون هذا أي شخص يرغب في الحجز في مكانك
وفي نهاية المقال، عليك أن تعلم جيدًا انه كان من الصعب قبل عشرين عامًا إقناع العميل بدفع وديعة على حجز، ولكن العملاء في الوقت الحالي مستعدون بشغف لاستخدام بطاقاتهم الائتمانية لحجز مواعيدهم في المطاعم التي يستمتعون بها، ويمكنك أن تقدم تجربة ضيف متميزة باستمرار مع الحفاظ على رأس المال الخاص بك من خلال توضيح قواعد الودائع الخاصة بك وتسهيل عملية الحجز